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Controlling · Planung & Budget
Planung und Budget: Ziele in Maßnahmen übersetzen
Der Planungsprozess dauert in vielen Unternehmen so lange, dass Plan und Budget bei ihrer Verabschiedung schon überholt sind. Schneller wird er nicht durch mehr Druck auf den bisherigen Ablauf, sondern durch einen neuen Prozess: Die Top-down-Vorgabe der Geschäftsleitung wird automatisiert gegen einen realistischen Basisplan geprüft und auf Gesellschaften, Treiber, Monate und konkrete Maßnahmen heruntergebrochen. Ein AI-Agent in der Rolle eines digitalen Senior Controllers bereitet vor, schlägt vor und widerspricht begründet. Ein deterministischer Rechenkern rechnet jede Zahl. Controller und CFO hinterfragen, entscheiden und geben frei. Gebaut wird mit AI, direkt aus dem Fachkonzept.
Auf einen Blick
Was sich für CFO und Controlling ändert
Ein Plan, der rechtzeitig fertig ist. Basisplan, Herunterbrechen auf Gesellschaften und Monate, Maßnahmenwirkung und Konzernsicht werden automatisiert gerechnet. Das Einsammeln, Zusammenführen und Nachrechnen von Planungsdateien entfällt.
Diskutiert werden Annahmen, nicht Dateien. Controlling und Geschäftsleitung arbeiten an dem, was fachlich zählt: Ist der Basisplan realistisch, tragen die Annahmen, reichen die Maßnahmen? Jede Änderung wird sofort neu simuliert, eine weitere Iteration kostet keine neue Abstimmungsrunde.
Ein digitaler Senior Controller am Tisch. Der AI-Agent bereitet vor, schlägt Methoden und Maßnahmen vor und widerspricht begründet, etwa bei unrealistischen Zielen oder Doppelzählung.
Ziele, die in Maßnahmen ankommen. Die Vorgabe wird bis auf konkrete Maßnahmen heruntergebrochen, jede mit Wirkung je Monat und GuV-Zeile. Reicht das Paket nicht, bleibt der Abstand zum Ziel ausdrücklich stehen.
Mit AI gebaut
Ein Planungssystem, gebaut aus dem Fachkonzept
Ein Planungssystem mit Treiberlogik je Geschäftsmodell, Basisplan, Maßnahmenkatalog und Simulation war bisher ein großes Softwareprojekt. Mit AI entsteht es direkt aus dem Fachkonzept: Treiberlogik, Methoden des Basisplans und Wirkungsmodelle werden fachlich festgelegt, gebaut wird mit AI (Agentic Coding), und echte Zahlen laufen schon im Prototyp.
Der wesentliche Hebel liegt im Fachkonzept: Wie das Geschäft rechnet und welche Maßnahmen wirken, ist Controlling-Kompetenz, keine IT-Aufgabe.
| Im Projekt | Bisher | Mit AI gebaut |
|---|---|---|
| Ausgangspunkt | Lastenheft und Werkzeugauswahl | Fachkonzept, lesbar für Mensch und Maschine |
| Erste echte Zahlen | nach der Einführung | im Prototyp |
| Zeit bis zum Prototyp | sechs bis neun Monate, in komplexen Fällen länger | etwa zwei bis drei Wochen |
Kern und Agent
Die AI schlägt vor, der Rechenkern rechnet, der Mensch gibt frei
AI-Agent Digitaler Senior Controller
Bereitet vor Schlägt vor Widerspricht begründet
Rechenkern Deterministisch
Fortschreibung Wirkungen Erwartungswerte Konzernsicht
Controller und CFO hinterfragen, entscheiden und geben frei.
Der verlässliche Kern: Jede Planzahl ist reproduzierbar. Ein deterministischer Rechenkern rechnet jede Zahl: gleiche Eingaben, gleiches Ergebnis. Jeder Planstand ist gebunden an Datenstand, Modellversion, Annahmen, Maßnahmenstand und Rechenversion.
Der AI-Agent: ein digitaler Senior Controller. Er prüft die Datenlage und schlägt je Position die Methode des Basisplans vor. Nicht verteilte Konzernziele verteilt er begründet auf die Gesellschaften, passende Maßnahmen schlägt er aus dem Katalog vor, fehlende Angaben erfragt er.
Widerspruch mit Begründung. Wächst der Umsatz um 3 % und die Kosten um 2 %, setzt das eine steigende Marge voraus; der Agent legt sie zur Bestätigung vor. Er widerspricht bei unrealistischen Zielen, unbelegten Annahmen, zeitlichen Konflikten und Doppelzählung, jeweils mit Begründung, betroffenen Positionen und nächstem Prüfschritt.
Jede Änderung, neu simuliert. In der Oberfläche sind Gespräch, Treibermodell, GuV und Maßnahmen verbunden. Jede Änderung löst eine neue Simulation aus: Einzel- und Paketwirkung, Kosten, erwarteter Beitrag und verbleibender Abstand.
Rollen und Grenzen
| Rolle | Aufgabe | Grenze |
|---|---|---|
| AI-Agent | Analysiert, fragt nach, erstellt strukturierte Vorschläge, widerspricht | Rechnet keine Planzahl, hat keine Freigabebefugnis |
| Rechenkern | Berechnet Fortschreibung, Wirkungen, Erwartungswerte und Konzernsicht | Deterministisch: gleiche Eingaben, gleiches Ergebnis |
| Werkzeuge | Daten lesen, Entwürfe speichern, Simulationen starten | Nur fachlich definierte Zugriffe |
| Controller und CFO | Bestätigen Annahmen, hinterfragen Maßnahmen, geben frei | Offizielle Version nur über Berechtigung und Freigabe |
Ablauf
Von der Vorgabe zum freigegebenen Plan
Plan = bestätigter Basisplan + erwartete Wirkung freigegebener Maßnahmen + ausgewiesene Wechselwirkungen. Zwischensummen und Ergebnis werden daraus gerechnet, nie von Hand überschrieben.
Erst der Basisplan. Der Basisplan schreibt das bestehende Geschäft unter geprüften Annahmen fort. Er enthält keine neuen Maßnahmen. Die Methode folgt je Position der Datenlage; der Agent schlägt sie vor, der Rechenkern rechnet, der Controller bestätigt. Bewusst einfacher ist zulässig: Der Controller darf eine einfachere Fortschreibung wählen, etwa eine bestätigte Wachstumsrate.
Dann die Maßnahmen. Jede Maßnahme ist eine Karte mit festen Bausteinen. Der Rechenkern bildet den Erwartungswert aus vollständigen Ergebnisfällen je Monat und Position. Sicher anfallende Kosten stehen in jedem Fall und werden nicht mit der Erfolgswahrscheinlichkeit heruntergewichtet. Maßnahmen ohne ausreichende Bewertungsgrundlage bleiben Hypothesen und sind nicht freigabefähig.
Konzernsicht. Je Geschäftsmodell gilt eine gemeinsame Treiberlogik mit Parametern je Gesellschaft. Wirkt eine Maßnahme in einer Gesellschaft, wird ihre Gegenwirkung in den anderen sichtbar.
Sieben Schritte, jeder mit einer Entscheidung des Menschen
| Schritt | Digitaler Controller und Rechenkern | Entscheidung des Menschen |
|---|---|---|
| 1 Planungsauftrag | Ziele, Zeitraum, Gesellschaften, Geschäftsmodelle und Restriktionen erfassen. Widersprüche zwischen Vorgaben zeigen | Planungsrahmen bestätigen |
| 2 Basisplan | Datenlage prüfen, Methode je Position vorschlagen, Fortschreibung rechnen. Saisonverlauf, Einmaleffekte und bekannte Änderungen berücksichtigen. Stillschweigende Margenannahmen hinterfragen | Methode und Annahmen prüfen, bei Bedarf bewusst vereinfachen, Basisplan bestätigen |
| 3 Zielabstand | Abstand zwischen Vorgabe und Basisplan nach Gesellschaft, Treiber und GuV-Zeile berechnen und nach Gewicht ordnen | Prioritäten bei Zielkonflikten festlegen |
| 4 Maßnahmenentwurf | Nicht verteilte Konzernziele begründet auf Gesellschaften verteilen. Passende Maßnahmentypen aus dem Katalog vorschlagen, fehlende Angaben erfragen, Wirkung rechnen | Hypothesen und Annahmen hinterfragen |
| 5 Simulation | Einzel- und Paketwirkung, Kosten, erwarteten Beitrag und verbleibenden Abstand zeigen | Maßnahmen auswählen und anpassen |
| 6 Freigabe | Geprüfte Eingaben, Modelle und Ergebnisse zusammenstellen | Offizielle Planversion freigeben |
| 7 Monatsaktualisierung | Neues Ist, Änderungen und verbleibende Maßnahmenwirkung vergleichen. Bestehende Maßnahmen übernehmen und gegen das Ist prüfen | Aktualisierte Erwartung und Maßnahmenstand prüfen und freigeben; das Budget bleibt als Ziel bestehen |
Entwürfe dürfen jederzeit gespeichert werden. Die Bestätigung des Basisplans erzeugt einen referenzierbaren Zwischenstand; eine offizielle Planversion entsteht erst mit der abschließenden Freigabe. Was bereits im Basisplan steckt, wird nicht noch einmal als Maßnahme addiert.
Methode je Position und Datenlage
| Position und Datenlage | Methode | Zu prüfen |
|---|---|---|
| Umsatz mit Mengen und Preisen | Absatz × Nettopreis je Produktgruppe und Absatzkanal | Nachfrage, Preisentwicklung, Kapazität |
| Umsatz ohne operative Details | Historie, saisonales Monatsprofil, begründete Wachstumsannahme | Datenlänge, Strukturbrüche, Fortsetzbarkeit des Trends |
| Variable Produktionskosten | Mengen- und Verbrauchstreiber × Faktorpreise | Verbrauch, Ausschuss, Preisannahmen |
| Variable Kosten ohne Mengendaten | Ausdrücklich bestätigte Ersatzannahme, etwa eine Kostenquote | Aussagekraft bei verändertem Preis oder Mix |
| Personal, Mieten, gebundene Kosten | Bekannte Struktur samt vereinbarter Änderungen | Einstellungen, Tarife, Verträge, Wirksamkeitszeitpunkt |
| Abschreibungen | Abschreibungsplan und bekannte Veränderungen | Nutzungsbeginn neuer Anlagen |
| Kleine, stabile Positionen | Einfache Fortschreibung | Kein bekannter Strukturbruch |
Bausteine einer Maßnahmenkarte
| Baustein | Inhalt |
|---|---|
| Einordnung | Titel, Maßnahmentyp, Gesellschaft, Geschäftsbereich, verknüpfter Zielabstand |
| Wirkungshypothese | Nachvollziehbare Begründung und verwendetes Wirkungsmodell samt Version |
| Annahmen | Mit Quelle, Verantwortlichem und Belastbarkeit |
| Zeitlicher Verlauf | Start, Hochlauf, Dauer und Wirkung je Monat auf die betroffenen GuV-Zeilen |
| Kosten | Einmalig und laufend, jeweils mit ihrem tatsächlichen Auslöser |
| Ergebnisfälle | Erfolg und Misserfolg, bei Bedarf Teilerfolg oder Verzögerung, mit Wahrscheinlichkeiten |
| Abhängigkeiten | Voraussetzungen, Überschneidungen, Ausschlüsse |
Vorgehen
In fünf Schritten zum Prototyp mit echten Zahlen
1 · Zielstruktur festlegen und visualisieren
Planungsrahmen, GuV bis EBIT, Gesellschaften und Geschäftsmodelle, früh als Bild des Endprodukts
2 · Fachlogik maschinenlesbar machen
Treiberlogik je Geschäftsmodell mit Parametern je Gesellschaft, Methode des Basisplans je Position und Wirkungsmodelle für den Maßnahmenkatalog als Fachkonzept
3 · Oberfläche als Mockup abstimmen
Gespräch, Treibermodell, GuV und Maßnahmen in einer Ansicht
4 · Mit AI bauen (Agentic Coding)
Rechenkern, AI-Agent und Simulation gegen das Fachkonzept gebaut; Rollen, Zugriffe und Freigaberechte geregelt
5 · Mit echten Zahlen validieren
Basisplan gegen die Ist-Daten je Gesellschaft abgestimmt; Wirkungsmodelle fachlich geprüft
- Lieferumfang
- Fachkonzept und validierter Prototyp mit Rechenkern und AI-Agent: bestätigter Basisplan mit dokumentierten Methoden und Annahmen, Maßnahmenkarten mit Wirkung je Monat und GuV-Zeile, ein erweiterbarer Maßnahmenkatalog und reproduzierbare Planstände. Der laufende Betrieb gehört nicht zum Lieferumfang; die Überführung in den Betrieb erfolgt gemeinsam mit der IT des Kunden.
- Voraussetzungen
- Eine Vorgabe der Geschäftsleitung, Ist-Daten je Gesellschaft auf Monatsebene und benannte Verantwortliche für Annahmen und Maßnahmen. Mengen- und Preisdaten verbessern den Basisplan, sind aber nicht Bedingung: Die Methode folgt je Position der Datenlage.
Häufige Fragen zu Planung und Budget
Rechnet die AI unsere Planzahlen?
Nein. Der AI-Agent analysiert, fragt nach, erstellt strukturierte Vorschläge und widerspricht. Jede Zahl rechnet ein deterministischer Rechenkern: gleiche Eingaben, gleiches Ergebnis.
Was passiert, wenn die Maßnahmen das Ziel nicht erreichen?
Dann bleibt der Abstand zum Ziel ausdrücklich stehen. Das System zeigt den höchsten Wert, den das geprüfte Paket unter seinen Annahmen plausibel erreicht, und was für mehr nötig wäre.
Was umfasst die Planung?
Zunächst die GuV bis EBIT, als Managementplanung, keine handelsrechtliche Konsolidierung. Ausgelegt ist das Verfahren für einen Konzern mit mehreren Geschäftsmodellen und jeweils mehreren Gesellschaften. Die nächsten zwölf Monate monatlich rollierend, spätere Jahre in Quartals- oder Jahresscheiben.
Wie hängen Planung und Rolling Forecast zusammen?
Sie beantworten verschiedene Fragen. Das freigegebene Budget legt fest, was im Geschäftsjahr erreicht werden soll, und bleibt als Ziel bestehen. Der Rolling Forecast zeigt, was nach aktuellem Stand zu erwarten ist; die Monatsaktualisierung vergleicht neues Ist, Erwartung und verbleibende Maßnahmenwirkung mit diesem Ziel. Beide rechnen auf der gemeinsamen Zielstruktur; die Planung umfasst zunächst die GuV bis EBIT.
Wer gibt den Plan frei?
Controller und CFO. Eine offizielle Planversion entsteht erst mit der abschließenden Freigabe und nur über Berechtigung.
Kontakt
Welche Vorgabe soll Ihre nächste Planung erreichen?
Das Erstgespräch klärt Planungsrahmen, Datenlage und einen sinnvollen Einstieg.